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关于湖北科技学院采购合同及合同执行情况大检查的通知

发布者:  时间:2018-06-23 10:36:42  浏览:

校内各单位:

为保护学校的合法权益,维护正常经济秩序,提升采购效率和质量,进一步规范合同签订、履约验收、合同终止等行为,根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》等法律法规和学校规章制度,即日起学校将对2016年1月1日—2017年12月31日期间采购项目的采购合同及合同执行情况进行大清理、大检查。

一、采购合同大检查的目的

开展对2016年以来采购项目的采购合同及合同执行情况大检查,旨在增强相关部门和人员的法律意识,纠正合同签订及合同执行中的不当行为。强化合同履行中的合法性、合规性和真实性,对合同执行中可能存在的违法违规行为防微杜渐,防患于未然,立足于整改,做到纠偏到位、追究到位。强化校内责任追究机制,严格依法依规执行合同,提升采购效率和质量。

通过对采购合同及合同执行情况大检查,促使采购活动更加规范,合同管理更加严格、内控机制更加健全,资金使用绩效更加优化,促进学校各项事业健康发展。

二、采购合同及执行情况检查的范围

本次采购合同及执行情况大检查,主要检查采购合同签订、执行等环节的内部控制及风险管理的合法性、合规性、有效性;合同资料完整性、真实性;合同签订、履约、变更、验收、终止、执行的真实性、合法性、合规性。

(一)采购合同检查对象

负责项目合同组织、实施、执行的校内各单位为采购合同检查对象,其部门负责人为第一责任人,对本部门合同签订、履行、变更、验收、终止以及执行等情况负责。

(二)检查范围:2016年1月1日——2017年12月31日内的采购项目

各部门对照2016年、2017年采购台账(采购与招投标管理中心提供),对2016年1月1日—2017年12月31日的采购项目的采购合同全部纳入检查范围,包括各类工程合同、各类货物采购合同、各类服务采购合同等,应包含合同签订、履约、变更、验收、终止、执行等过程中形成的全部资料。

三、采购合同及执行情况检查的具体内容

(一)采购合同通用内容的检查

主要检查合同执行过程中下列内容是否存在变更;是否存在与“采购文件、投标(响应)文件(含:最后报价、成交供应商承诺书、评审会记录、成交(中标)通知书,等等)”不一致的地方;检查合同执行中的合法性、真实性,检查合同履行效果。

1.检查合同当事人的法人资质、合同内容是否符合相关法律和法规的要求;

2.检查合同双方是否具有资金、技术及管理等方面履行合同的能力;

3.检查合同的内容是否与“采购文件、投标(响应)文件(含:最后报价、成交供应商承诺书、评审会记录、成交(中标)通知书,等等)”的要求相符合;

4.检查合同条款是否全面、合理,有无遗漏关键性内容,有无不合理的限制性条件,法律手续是否完备;

5.检查合同是否明确规定甲乙双方的权利和义务;

6.检查合同是否存在损害国家、集体或第三者利益等导致合同无效的风险;

7.检查合同是否有过错方承担缔约过失责任的规定;

8.检查合同是否有按优先解释顺序执行合同的规定。

(二)工程类

主要检查合同执行过程中下列内容是否存在变更,是否存在与“采购文件、投标(响应)文件(含:最后报价、成交供应商承诺书、评审会记录、成交(中标)通知书,等等)”不一致的地方,检查合同执行中的合法性、真实性及是否严格按照合同执行。

1.勘察设计合同

勘察设计合同检查合同是否明确规定建设项目的名称、规模、投资额、建设地点,具体包括以下内容:

(1)检查合同是否明确规定勘察设计的基础资料、设计文件及其提供期限;

(2)检查合同是否明确规定勘察设计的工作范围、进度、质量和勘察设计文件份数;

(3)检查勘察设计费的计费依据、收费标准及支付方式是否符合有关规定;

(4)检查合同是否明确规定双方的权力和义务;

(5)检查合同是否明确规定协作条款和违约责任条款。

2.施工合同

(1)检查合同是否明确规定工程范围,工程范围是否包括工程地址、建筑物数量、结构、建筑面积、工程批准文号等;

(2)检查合同是否明确规定工期,总工期及各单项工程的工期能否保证项目工期目标的实现;

(3) 检查合同的工程质量标准是否符合有关规定;

(4)检查合同工程造价计算原则、计费标准及其确定办法是否合理;

(5)检查合同是否明确规定设备和材料供应的责任及其质量标准、检验方法;

(6)检查所规定的付款和结算方式是否合适;

(7)检查隐蔽工程的工程量的确认程序及有关内部控制是否健全,有无防范价格风险的措施;

(8)检查中间验收的内部控制是否健全,交工验收是否以有关规定、施工图纸、施工说明和施工技术文件为依据;

(9)检查质量保证期是否符合有关建设工程质量管理的规定,是否有履约保函;

(10)检查合同所规定的双方权力和义务是否对等,有无明确的协作条款和违约责任;

(11)检查采用工程量清单计价的合同,是否符合《建设工程工程量清单计价规范》的有关规定。

3.委托监理合同

(1)检查监理公司的监理资质与建设项目的建设规模是否相符;

(2)检查合同是否明确所监理的建设项目的名称、规模、投资额、建设地点;

(3)检查监理的业务范围和责任是否明确;

(4)检查所提供的工程资料及时间要求是否明确;

(5)检查监理报酬的计算方法和支付方式是否符合有关规定;

(6)检查合同有无规定对违约责任的追究条款。

(三)货物与服务类

(1)审查供货商是否符合招标文件要求的供应商资格。

(2)审查合同的审签程序是否合规。

合同起草是否使用了正规的合同版本;草签的合同是否经过法制办、管理部门审签;是否履行分级授权审批手续;若需公证的合同是否办理了必要的公证手续;

(3)采购合同条款的完备性和合同内容的合法性。

采购合同应包含如下基本内容:合同标的;数量和质量;价格和结算方式;运输方式;履约期限、地点和方式;违约责任等。首先应审查合同中是否包含上述内容,有关规定是否明确、具体。其次,应审查签约双方的权利和义务是否明确并具有对等性。再次,应审查确定有无利用合同从事非法行为的可能性。最后,应审查合同条款规定是否为学校争取到最大的财务利益,如充分考虑付款条件和资金优势,选择合理的货款支付方式等。

(4)采购合同的执行结果。

审查合同内容是否得到全面、严格地履行;审查有无合同违约、违约的原因及违约处理结果;如对方违约,是否及时进行索赔;如本方违约,责任人是否向分管领导提交书面报告,经审批后办理赔偿手续,并追究相关责任;协商不成的合同纠纷是否及时上报上级领导和法律部门,通过申请仲裁或向人民法院起诉解决合同纠纷。

(5)审查合同管理制度是否完善,有无重大合同变更的应对防范措施。

(6)审查合同的归档和保管是否完整。审查合同是否按序编号;台帐登记是否清晰完整;支持性文件是否齐全,是否包括采购合同正本、合同补充协议、技术协议、采购订单、合同审签表及其它合同附件。

(四)合同变更的检查

1.检查合同变更的原因,以及是否存在合同变更的相关内部控制;

2.检查合同变更程序执行的有效性及索赔处理的真实性、合理性;

3.检查合同变更的原因以及变更对成本、工期及其他合同条款的影响的处理是否合理;

4.检查合同变更后的文件处理工作,有无影响合同继续生效的漏洞。

(五)合同履行的检查

1.检查是否全面、真实地履行合同;

2.检查合同履行中的差异及产生差异的原因;

3.检查有无违约行为及其处理结果是否符合有关规定;

4.检查合同付款是否与合同一致。

(六)终止合同的检查

1.检查终止合同的报收和验收情况;

2.检查最终合同费用及其支付情况;

3.检查索赔与反索赔的合规性和合理性;

五、采购合同及执行情况检查组成及分组

检查组由学校办公室、财务处、审计处、采购与招投标管理中心4个单位各派2个业务熟练人员组成,检查组联络点设在采购与招投标管理中心。

领导小组:钟儒刚、徐启刚、毛晔、徐志清、许长才;

组长:钟儒刚

货物与服务组检查小组:徐胜利 董治平 万希辽 何多益

负责人:徐胜利

工程类检查小组:刘伟 殷勇 陈任

负责人:刘伟

六、采购合同及执行情况检查的方法和步骤

具体分为三个阶段:

(一)自查自纠阶段(自6月25日至 7月10 日)

1、各项目执行单位(院部及职能部门)根据采购与招投标管理中心提供的2016年、2017年采购台账分年度填写《采购合同及执行自查情况汇总表》,并准备相关材料,发现问题要主动上报并立即自觉纠正。要在规定时间内准备好检查的材料,自查报告和《采购合同及执行自查情况汇总表》由部门负责人签字、部门盖章,各部门负责人对自查自纠工作负完全责任。7月2日前交项目管理部门汇总。

2、各项目管理部门于7月10日前完成汇总,形成自查报告和《采购合同及执行自查情况汇总表》交采购与招投标管理中心,另需准备以下材料:

1.合同编号

2.施工技术资料

3.合同变更、签证资料(含校内审批手续)

4.验收报告

5.合同终止的相关材料

6.设备货物接收清单

7.项目交付后的使用情况(项目执行使用部门提供)

8.跟合同相关的其他材料

(二)检查阶段(自7 月 10 日至7 月 15 日)

采取普遍性检查与重点抽查相结合,对每一个部门提交的资料逐一核对、核查。对重点抽查合同直接进行调查取证或延伸检查,重点抽查面不低于30%。

检查组分类分析合同执行情况对检查中发现的问题,适时提出检查决定、建议和工作报告,并报学校采购与招投标工作领导小组及学校相关领导。

(三)整改阶段(7月 15 日至 9 月底)

此次检查采取边查边整改,针对检查中发现的问题,根据国家的法律、法规、政策和学校规定,及时建立健全各项规章制度,要求风险防控责任落实到具体人,制度约定的责任追究办法具体到人。

七、联系电话:8231136

联系人:张锐麟

采购与招投标工作领导小组

2018年6月23日

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